Kuva: Rafael Olin (1963). SLS/Rafael Olins fotosamling (ÖTA 112)

Arkistointia koskevat ohjeet

Tälle sivulle on koottu ohjeita aineiston valmistelua varten ennen lahjoitusta. Sivulla on myös vinkkejä, jos haluat arkistoida aineistosi itse parhaalla mahdollisella tavalla.

Fyysiset valokuvat ja asiakirjat

Säilytä arkistoaineisto viileässä paikassa suojattuna tulelta, vedeltä, kosteudelta, voimakkaalta valolta, pölyltä, lialta ja heikolta ilmanlaadulta.

Annamme mielellämme käytännön neuvoja sopivien materiaalien (vaippalehtien, koteloiden, taskujen jne.) hankkimisesta sekä tietoa arkistojen ja kirjastojen inventoinnista.

Inventointi, järjestäminen ja säilyttäminen

Käy aineisto läpi. Jaa aineisto temaattisiin kokonaisuuksiin ja järjestä se kronologisesti. Jos aineistossa on sisäinen järjestys, älä riko sitä.
Poista asiakirjoista ja käsikirjoituksista kaikki materiaalit, jotka tuhoavat aineistoa, kuten paperiliittimet, kuminauhat ja muovitaskut.
Poista teipit, jos se on mahdollista asiakirjoja vahingoittamatta.
Suojaa sinetit silkkipaperilla.
Peitä vahakansivihkot ja päiväkirjat vaippalehdillä.
Karsi kaksoiskappaleet.
Aseta paperiasiakirjat arkistokelpoisiin vaippalehtiin ja koteloihin.
Poista kirjeet kirjekuorista ja avaa mahdolliset taitokset. Säästä kirjekuoret, jos ne sisältävät tärkeää tietoa.
Luetteloi kirjeet aakkosjärjestyksessä ja/tai aikajärjestyksessä.
Säilytä lehtileikkeet ja muu painettu materiaali erillisinä kokonaisuuksina.
Hanki paloturvallinen arkistokaappi vanhimpia asiakirjoja, kuten testamentteja, kauppakirjoja jne. varten.

Miten fyysisiä valokuvia säilytetään?

Valokuvia säilytetään usein albumeihin liimattuna tai irrallisina laatikoissa. Merkitse valokuviin tiedot aiheesta, henkilöistä, päivämäärästä, paikasta ja valokuvaajasta. Tee muistiinpanoja suojataskuun tai kuvan kääntöpuolelle pehmeällä lyijykynällä. Älä koske negatiiveihin paljain käsin, vaan käytä suojakäsineitä.

Negatiivit (lasi-, nitraatti-, asetaatti- ja polyesterinegatiivit) säilytetään tasaisessa 15–18 °C lämpötilassa (ei yli 22 °C lämpötilassa ja noin 45 % suhteellisessa ilmankosteudessa, ei yli 60 % ilmankosteudessa). Negatiivit sijoitetaan hapottomasta paperista tai polyesteristä/polyeteenistä valmistettuihin negatiivitaskuihin. Nitraatti- ja asetaattinegatiivit ovat herkkiä, joten ne on säilytettävä ilmavassa paikassa ja erillään muusta valokuvausmateriaalista. Mustavalkonegatiiveja voidaan säilyttää normaalissa huoneenlämmössä, kun taas värinegatiiveja on säilytettävä viileässä paikassa.

Älä koske negatiiveihin paljain käsin, vaan käytä suojakäsineitä.

Positiivit on paras säilyttää albumeissa tai suojataskuissa.

Diat säilytetään kehyksissä tai suojataskuissa.

Miten kirjoja säilytetään?

Kirjansidokset kestävät satoja vuosia, jos niitä käsitellään huolellisesti. Ennen 1800-luvun puoliväliä julkaistut kirjat on painettu lumpusta valmistetulle kestävälle paperille. Vanhoista arvokkaista kirjakokoelmista on suositeltavaa tehdä luettelo tai tietokanta myös varkausriskin vuoksi. Allekirjoituksia ja ex libris -merkintöjä koskevat tiedot voivat auttaa tunnistamaan kirjan, jos se tulee vastaan antikvariaatissa.

Älä sijoita kirjoja liian lähelle toisiaan kirjahyllyssä. Suurikokoisia kirjoja voi säilyttää vaakasuorassa.
Suojaa kirjat pölyltä, lialta, suoralta auringonvalolta, tuholaisilta, kosteudelta ja homeelta. Kirjakaappi on paras arvokkaille kirjakokoelmille.
Poista kirjanmerkit, paperiliittimet ja teipit, jotka ajan myötä tuhoavat paperia.
Poista myös sanomalehtileikkeet, hiukset ja kuivatut kasvit.
Älä pyyhi pölyä kostealla liinalla! Hellävarainen puhdistus pölyhuiskulla riittää.
Rikkinäiset kirjat voidaan säilyttää suojaavassa kirjakapselissa.
Jos rikkinäinen kirja korjataan tai sidotaan uudelleen, on tärkeää kunnioittaa sidoksen historiallista luonnetta. Vanha kansi on aina säilytettävä. Pyydä ammattitaitoista kirjansitojaa arvioimaan, mitkä toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia.

Digitaalinen aineisto

Päätä, mitä haluat tallentaa

Arkistoaineistot, kuten kirjeet, valokuvat, asiakirjat ja muut yksityiset asiapaperit ovat nykyään suurelta osin digitaalisessa muodossa. Kun arkistoit asiapapereita, tee tietoisia valintoja siitä, mitä tallennat, ja miten järjestät ja säilytät aineiston.

Tee suunnitelma siitä, mitä tallennat ja luo rutiini, jotta tiedät jo asiakirjaa luodessasi, miten tallennat sen. Näin tallentaminen on nopeampaa kuin aineiston läpikäynti jälkikäteen. Samat tiedostot voivat sijaita eri tallennuslaitteissa ja pilvipalveluissa. Valokuvien määrä voi kasvaa hallitsemattomaksi, jos valikointia ei tehdä säännöllisin väliajoin. Poista roskaposti, uutiskirjeet ja mainokset sähköpostista. Erottele yksityiset sähköpostit työhön liittyvistä sähköposteista.

Luo tiedostoille rakenne

Digitaalisten asiakirjojen suuri määrä on haaste, joten ole järjestelmällinen ja johdonmukainen järjestellessäsi aineistoa. Tiedostot voidaan järjestää aineistokokonaisuuksien mukaan. Voit laittaa esimerkiksi käsikirjoitukseen liittyvät tekstit (luonnokset, versiot, oikovedokset, kirjeet, tausta-aineisto), valokuvat ja muut asiapaperit omiin kansioihinsa. Tiedostot voidaan järjestää myös aineistotyypeittäin siten, että teksti (käsikirjoitukset, päiväkirjat, puheet), valokuvat, ääni- ja audiovisuaalinen aineisto sekä multimediamateriaali tallennetaan erillisiin kansioihin. Säilytä päättyneeseen projektiin liittyvät asiakirjat erillään vielä käynnissä olevien projektien asiakirjoista.

Sisällön kuvaaminen

Kuvailevat tiedot auttavat järjestämään ja tulkitsemaan aineistoa tulevaisuudessa. Nimeä ja merkitse kansiot ja tiedostot sisältöä, henkilöitä, paikkaa ja aikaa kuvaavilla tiedoilla. Osa kuvailutiedoista, kuten tiedoston päivämäärä ja muoto, luodaan automaattisesti. Nämä tiedot päivittyvät tallennettaessa.

Varmuuskopioiden tekeminen ja tiedostomuotojen pitäminen ajan tasalla

Digitaalisen aineiston tallentamista vaikeuttaa tallennusvälineiden, ohjelmistojen ja tiedostomuotojen nopea vanheneminen. Tallennusvälineet voivat myös rikkoutua tai muuttua käyttökelvottomiksi. Siksi tarvitaan aktiivisia toimenpiteitä digitaalisen tiedon tallentamiseksi luettavaan ja käyttökelpoiseen muotoon. Tarkista tiedostot ja siirrä ne tarvittaessa uudelle tallennusvälineelle säännöllisin väliajoin. Tiedostojen tulisi olla helposti käytettävässä muodossa, jotta niiden sisältö voidaan avata, lukea ja käyttää. Päivitä tiedostot, kun vaihdat ohjelmistoa.

Varmuuskopioi aineisto esimerkiksi ulkoiselle kiintolevylle. Muista virustorjunta!

SLS:n arkistot noudattavat Kansallisen digitaalisen kirjaston suosituksia pitkäaikaissäilytyksestä.

Teksti:

TXT: *.txt; ODT: OpenDocument Text (*.odt, *.fodt); Microsoft Office Suite: DOC/DOCX: (*.doc, *.docx); RTF: Rich Text Format (*.rtf), PDF/A (*.pdf), CSV, EPUB

Kuvat:

JPEG (Joint Photographic Experts Group; TIFF (Tagged Image File Format); PNG (Portable

Network Graphics), DNG, GIF

Ääni:

WAV (Windows Wave); MPEG1/2 (MP3), AAC (.mp4, .m4a), FLAC, AIFF, WMA

Video:

MPEG-1, MPEG-2, MPEG4 (H.264, mp4), DV, WMV

Onko sinulla kysyttävää?

Ota yhteyttä